5 utilisations du logiciel de gestion des frais de déplacement

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À l'ère de la concurrence actuelle, de nombreuses organisations gèrent encore leurs dépenses de déplacement de manière très inorganisée. La méthode traditionnelle fait perdre du temps et de la productivité aux employés et augmente le stress de l’équipe responsable des comptes fournisseurs et des finances lors de la gestion manuelle du processus. Pour obtenir un avantage concurrentiel, les entreprises doivent passer à une plate-forme de gestion des frais de déplacement intégrant voyageurs, approbateurs, bureaux de voyages, agents de voyages, comptes fournisseurs et finances sur un même portail, afin de réduire les problèmes de communication et de rationaliser le processus. Les voyages inutiles et les annulations inutiles sont réduits, les voyages ne sont effectués qu'avec des fournisseurs autorisés et les voyageurs respectent les procédures et les systèmes recommandés. Cela économise du temps et de l'argent. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages d’un logiciel efficace de gestion des frais de déplacement:

Politique de voyage structurée

Auparavant, lorsque la comptabilisation des frais de déplacement était effectuée manuellement, il était difficile de garder une trace de toutes les dépenses et des coûts encourus. Avec le logiciel de gestion des frais de déplacement, les règles de déplacement seront très claires et les paiements erronés pourront être mis en évidence. Les frais de déplacement courants, y compris les frais d'hébergement et de restauration, doivent être clairement indiqués. Cela aide à prévenir les problèmes à l'avenir.

Visibilité des dépenses

L’équipe des finances et des comptes fournisseurs peut obtenir une visibilité claire sur les dépenses effectuées. Ils auront toutes les informations connexes disponibles dans le système avec les détails de la même chose. Ils peuvent facilement savoir quel département dépense combien et peuvent mettre en place un contrôle budgétaire en cas de besoin.

Processus efficaces

Saisie manuelle des dépenses dans une feuille de calcul peut être très fastidieux et peut avoir tendance à être inexacte. Cela devient également difficile pour l’équipe chargée des comptes fournisseurs et des finances si vous avez plusieurs centaines d’employés dans une organisation. C’est là que le logiciel de gestion des frais de déplacement entre en scène. Le logiciel permet aux employés de rapporter leurs dépenses dans le système, qui suit automatiquement le flux de travail et va pour approbation. Après approbation, il est envoyé au service compétent pour authentifier et traiter le paiement. L'ensemble du processus est transparent, automatisé et rapide pour les employés et les services internes.

Remboursement des employés à temps

Si vous prenez trop de temps à rembourser votre employé, cela suscitera un ressentiment croissant. Cela pourrait également amener les employés à hésiter à faire des voyages d’affaires et peut-être même à éliminer des ordures, ce qui affecterait finalement l’entreprise. Le logiciel permet aux employés de déclarer leurs dépenses lors de leurs déplacements. Il est immédiatement validé et approuvé. L'ensemble du processus est rapide et automatisé, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et de rembourser les dépenses des employés dans les délais impartis.

Tendances des frais de voyage des employés

Avec un tableur, il est difficile de dire si les dépenses d'un employé sont atypiques par rapport à la tendance normale. Le logiciel aide à capturer des données et à analyser la tendance sur la base de données historiques. La direction peut générer plusieurs rapports et obtenir des analyses pour les aider à prendre des décisions commerciales. Par ex. Il est facile de rechercher différents voyages et de savoir si l’inflation entraîne des dépenses ou si l’employé contourne les dépenses autorisées. Le logiciel de gestion des frais de déplacement et le logiciel Procure to Pay contribuent à la maîtrise du contrôle financier au sein de l'organisation, permettant ainsi d'économiser beaucoup de temps et d'argent.


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