Le métier de responsable hôtelier – Gestion financière

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Lorsque vous recherchez un emploi dans un hôtel près de chez vous, vous risquez de tomber sur des postes de direction dans l'industrie hôtelière. Alors, que fait un directeur d'hôtel? À quels défis font-ils face quotidiennement? Quel est le rôle de la gestion financière? Nous explorerons les différents rôles qui en font l’un des emplois les plus gratifiants au monde.

Analyse budgétaire / exécution

Pour les besoins de cet article, commençons par le processus de budgétisation du directeur de l’hôtel, puis procédons comme suit. Chaque année, un budget sera préparé minutieusement en mettant en évidence chaque compte du grand livre général, qui comprend les revenus et les dépenses. Vos revenus proviennent de toutes sortes de ventes, tandis que les dépenses représentent tout ce qui coûte de l'argent à l'entreprise pour fournir un service de qualité aux invités. Un budget projettera tout pour l'année à venir, chaque revenu et dépense étant suivi dans les comptes du grand livre. Pour qu'un directeur de l'accueil soit efficace, il préparera un budget précis! Comment est-ce fait? L'utilisation de personnages historiques est importante et constitue un début facile. Toutefois, un responsable comprendra l’impact des événements à venir sur les opérations. Par exemple, si l’hôtel est situé au bord de l’océan, un responsable sera informé de l’augmentation des revenus des chambres pendant les mois d’été, lorsque les familles auront plus de chances de passer leurs vacances dans un hôtel.

Comment un responsable de l’hôtellerie sait-il s’il exécute son budget efficacement? Ceci est réalisé grâce à un processus appelé analyse de variance. L’idée est d’avoir le moins de variation possible, ce qui signifie qu’un budget solide est suivi de très près, avec peu de déviation. De toute évidence, cela n’est pas toujours possible car les tendances du marché peuvent affecter l’occupation de nombreuses manières. Cependant, la règle générale est que lorsque les revenus augmentent, les dépenses vont probablement augmenter. L'inverse devrait aussi être vrai; lorsque l'occupation est inférieure aux prévisions, les dépenses doivent évoluer dans le même sens. Cela nous amène à notre prochaine section: la gestion des revenus.

La gestion des recettes

Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, différentes sources de revenus génèrent un revenu pour une propriété. Cela inclut les ventes dans les salles, les espaces de conférence, la nourriture et les boissons, et bien plus encore. En tant que directeur d'hôtel, il est extrêmement important de comprendre l'impact de chaque opération et son impact global sur le total des revenus. En termes simples, sans occupation, il n'y a pas d'argent qui afflue dans la propriété. Le responsable doit être très impliqué dans le processus de vente en générant et en assurant le suivi des contacts avec le directeur des ventes, en s'assurant que le responsable des revenus fixe les meilleurs tarifs pour la propriété, en défendant la qualité du service des aliments et des boissons. garder le calendrier plein dans la salle de conférence.

Gérer les dépenses

Alors, quelles dépenses allez-vous voir typiquement dans une opération d'hôtel? Voici la réponse courte: un tas! En règle générale, les salaires et traitements constituent l’une des dépenses les plus importantes de l’industrie hôtelière. C'est le coût de tous les travaux dans l'hôtel. Chaque heure travaillée est une dépense engagée. C’est la raison pour laquelle il est courant que les directeurs réduisent les heures de travail du personnel pendant les périodes de ralentissement – rappelez-vous ce que nous avons dit précédemment: lorsque les revenus diminuent, vos dépenses devraient en faire autant. Si un hôtel verse à ses employés des vacances ou des congés de maladie, c’est aussi normalement dans les traitements et salaires.

Les fournitures constituent une autre dépense importante dans l’industrie hôtelière. Ce sont les commodités qui remplissent l'hôtel. Si vous avez séjourné dans une chambre d'hôtel, vous pourrez voir les nombreuses fournitures disponibles au travail – papier toilette, linge de maison, articles de toilette, ampoules électriques, articles pour le café, eau, collations et bien plus encore. Qu'en est-il des fournitures utilisées par une femme de ménage – chariot, produits chimiques de nettoyage, uniformes, outils de nettoyage, etc. Les hôtels ont généralement des services contractuels qui fournissent des commodités supplémentaires aux clients. Ceux-ci comprennent le câble haute définition haut de gamme, le Wi-Fi, le jardinage / entretien du terrain, les abonnements à des journaux, les téléphones dans les chambres, etc. Continuons notre chemin … et les autres dépenses? Marketing / publicité pour la propriété ou les emplois, matériel de maintenance (appareils, mobilier et équipement), amortissement des achats / rénovations importants, frais de vente par carte de crédit (oui, les commerçants obtiennent un bon pourcentage chaque fois qu'un employé de la réception passe une carte de crédit ) et la plus grande dépense de tous – les taxes! OK, c'est donc une liste. Le fait est que, en générant des revenus, ces dépenses sont beaucoup plus faciles à gérer! En outre, un hôtelier efficace trouvera tous les moyens possibles pour réduire toutes ces dépenses. C’est assurément l’un des aspects amusants du travail.

Processus de comptabilité

Le travail vous semble-t-il difficile? La responsabilité de ces fonds est tout aussi importante que la génération de revenus et la gestion des dépenses. Si vous n'aimez pas la comptabilité, c'est bon! Je peux vous promettre que vous l'apprendrez tous les jours à votre travail. La gestion financière comprend la comptabilité appropriée de toutes les transactions dans l'hôtel. Chaque hôtel dispose d’un comptable interne ou externe qui veille à ce que ces transactions soient enregistrées dans les comptes appropriés du grand livre. En règle générale, la méthode la plus courante consiste à utiliser la comptabilité d'exercice, dans laquelle les transactions sont enregistrées le mois de leur exécution (par opposition à la comptabilité de caisse, où elles sont enregistrées une fois comptabilisées en charges). Cela permet un meilleur suivi du budget global. En tant que responsable hôtelier, votre travail consiste à examiner et à assurer la comptabilité correcte de tous les fonds entrants et sortants de l'hôtel. N'était-ce pas assez facile?

Surveillance fiscale

Un autre processus important en ce qui concerne la gestion financière consiste à assurer la surveillance appropriée de toutes les sommes d'argent dans l'hôtel. Par exemple, chaque hôtel dispose d’un tiroir-caisse que Front Desk Associates utilisera pour les clients qui paient de l’argent, ainsi que pour les remboursements de toutes sortes. Si vous étiez le responsable, vous voudrez certainement vous assurer que ces tiroirs sont bien surveillés afin qu’ils puissent être équilibrés à la fin de la journée. Le PMS (Property Management System) enregistrera toutes les transactions en espèces et pourra être consulté à tout moment.

Il n’est pas rare que les directeurs d’hôtel se chargent de compter au hasard des liquidités inopinées dans le but de "montrer" au personnel que vous faites votre travail dans le cadre du processus de surveillance fiscale (et, bien sûr, de gérer tout problème éventuel si les liquidités sont comptées). est en déséquilibre). En règle générale, le vol n'est pas un gros problème dans le secteur de l'accueil, mais il est toujours susceptible.

Qu'en est-il de la surveillance de vos processus d'achat? Mettez-vous à la place du directeur d'un hôtel pendant une seconde. Un employé de votre hôtel achète toutes les fournitures mentionnées précédemment dans votre établissement. Voici comment le processus fonctionne: les fournitures sont achetées, les produits ou services sont reçus et inspectés, le paiement est traité (parfois cela se produit en premier) et la transaction est enregistrée dans les livres. Seriez-vous satisfait d'une seule personne chargée de l'ensemble du processus? Cela signifie-t-il qu'ils vont acheter des choses, descendre en bas pour les recevoir de la compagnie de transport et autoriser le paiement? La réponse courte est non. Dans un petit hôtel, cela peut être la seule option envisageable, ce qui n’est pas nécessairement la pire des choses. Cependant, il est toujours préférable de séparer les tâches dans le processus d’achat. La personne qui achète n'est généralement pas celle que vous souhaitez recevoir, ce qui s'explique par le fait qu'il existe un risque de vol et qu'il serait très difficile de suivre cette situation en tant que manager. Certains hôtels désigneront des agents d’accueil ou d’autres membres de l’équipe pour s’occuper des agents réceptionnaires des articles commandés à des fins de ménage. C'est un bon exemple de surveillance budgétaire forte.

En résumé, la gestion financière est une partie importante du travail d'un responsable de l'hôtellerie. La belle chose à propos de ce sujet est qu'il englobe chaque position et toutes les parties de l'opération de l'hôtel. En apprenant la gestion financière, vous apprenez essentiellement tout ce qui se passe à la propriété. C'est une belle chose!


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