Le «compteur heureux» – Comment améliorer le bonheur et la rétention des employés

21 min


introduction

Voici une situation qui arrive à la plupart des managers à un moment donné de leur carrière:

En tant que responsable attentionné, vous rencontrez fréquemment chacun des membres de votre équipe. À chaque réunion, vous vous efforcez de demander: "Comment allez-vous?" Un membre de l'équipe dit "Génial!" Cela se produit semaine après semaine, mois après mois. Puis un jour, le même membre de l’équipe se trouve dans votre bureau pour vous dire qu’il a décidé de partir.

Quand commence-t-on à connaître les véritables problèmes? Mon expérience est que plus souvent ou pas, c'est quand le membre de l'équipe explique pourquoi il a décidé de partir. Ils sont mécontents de quelque chose: ennuyé, pas de défi, veulent un changement de carrière, etc. Si vous êtes chanceux, vous pourriez faire une sauvegarde de plongée et renverser le membre de l'équipe. Cependant, dans la plupart des cas, vous avez perdu votre chance de résoudre les problèmes qui avaient amené le membre de l'équipe à chercher ailleurs ailleurs.

Je me suis débattu avec cela pendant un certain temps et j'ai trouvé une nouvelle solution. Pourquoi ne demande-je pas systématiquement aux membres de l'équipe ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas? Aussi, pourquoi ne pas demander aux membres de l'équipe où ils veulent que leur carrière aille dans deux ans? Si vous ne demandez pas, alors vous devinez

Cet article reprend ce principe de base et crée une feuille de calcul "Happy Meter" et une méthodologie éprouvée que vous pouvez utiliser à n'importe quel niveau de votre organisation pour améliorer la rétention tout en améliorant le moral et le bonheur de l'équipe.J'ai utilisé le "Happy Meter" avec succès depuis de nombreuses années. C'est une excellente technique pour:

  • Découvrir ce qui motive et frustre les membres de votre équipe. Les solutions pour augmenter la motivation et réduire les frustrations sont souvent étonnamment faciles à mettre en œuvre
  • Structurer un plan de croissance pour chaque membre de l'équipe pouvant être intégré dans les évaluations de performance et la fixation d'objectifs de bonus
  • Structurer un plan d'action pour améliorer la rétention, le bonheur et la productivité de l'équipe

Cependant, cela ne fonctionne que si, en tant que responsable de l'équipe, vous vous êtes engagé à améliorer les choses et que vous souhaitez vous mesurer à cet engagement:

  • À bien des égards, le «compteur heureux» est un contrat entre vous et le membre de l'équipe. Vous dites "Si vous me donnez les commentaires demandés dans Happy Meter, alors, en tant que responsable, je m'engage à faire tout ce qui est en mon pouvoir pour améliorer les faits saillants et éliminer les défis. C'est une façon pour vous de mesurer mes performances en tant que votre manager "
  • Vous devez agir sur les commentaires recueillis et investir suffisamment de temps pour donner suite au plan d'action. Sinon, l’équipe se rendra compte qu’il s’agit là d’un autre moyen impitoyable de gérer ses exercices.
  • Soyez prêt pour certaines critiques difficiles. Une grande partie des commentaires peuvent vous être adressés et à la manière dont vous dirigez votre équipe. Cela peut être difficile à accepter.

La suite de cet article décrit le contenu de la fiche de travail "Happy Meter", les étapes suggérées pour utiliser au mieux la méthodologie "Happy Meter", et enfin quelques exemples concrets des retours que vous pouvez vous attendre à obtenir.

La feuille de calcul "Happy Meter"

Le but principal de la feuille de travail «Happy Meter» est de centrer les questions sur les principaux domaines d’intérêt tout en laissant le champ potentiel des réponses aussi ouvert et large que possible. Le résultat final devrait être une série de réponses très pertinentes qui sont vraiment importantes pour le membre de l'équipe. De manière tout aussi importante, les réponses sont articulées dans leurs mots et ne sont pas compromises pour s’intégrer aux vôtres.

Le deuxième objectif de la feuille de travail est d'exploiter les idées des membres de l'équipe sur la meilleure façon de résoudre leurs frustrations et leurs objectifs de carrière. Ils ont probablement pensé beaucoup plus à ces problèmes que vous, alors pourquoi ne pas en profiter?

En général, certaines personnes remplissent la feuille de travail sous forme de texte, mais certaines personnes préfèrent parler. Dans ce cas, votre travail consiste à prendre des notes, en laissant le membre de l’équipe réviser vos notes pour s’assurer que vous avez correctement saisi ses pensées.

Les questions suivantes sont les plus pertinentes:

Q1: Quel est votre niveau de satisfaction dans votre emploi actuel?

  1. Très mécontent. Seulement le faire jusqu'à ce que je trouve quelque chose de mieux
  2. Malheureux. Nombre de frustrations, etc. qui réduisent le plaisir
  3. Plutôt heureux. Serait mieux si quelques frustrations enlevées
  4. Très heureux. Profiter beaucoup du travail
  5. Extrêmement heureux. Je ne peux pas imaginer un meilleur

Il est bon d'avoir un sentiment de bonheur de haut niveau. J'aime appeler cela le «compteur heureux».

Q2: Énumérez les trois points forts qui rendent votre travail satisfaisant?

Il est important de commencer par se concentrer sur ce qui fonctionne bien, et pas seulement sur les problèmes. Cela crée un ton positif pour le reste de la feuille de travail. Cela vous permet également de maximiser les choses qui fonctionnent bien, au lieu de minimiser celles qui ne le sont pas.

Q3: Énumérez les trois principales frustrations ou problèmes qui réduisent votre satisfaction au travail?

Notez à quel point cette question et la précédente sont ouvertes? Les réponses peuvent aller dans beaucoup de directions différentes. Ceci est précieux, car vous pouvez expliquer en détail pourquoi le membre de l'équipe a choisi * ces * trois points à souligner. En plus des données réelles articulées, il peut y avoir des thèmes ou des valeurs fondamentales que vous pouvez acquérir.

Q4: Quelles actions votre responsable peut-il entreprendre pour éliminer ces frustrations?

Supprimez les approximations de la gestion. En général, les membres de l’équipe ont une idée précise de la manière de résoudre les problèmes qu’ils soulèvent. Pourquoi ne pas leur demander?

Q5: Décrivez vos objectifs de carrière et vos objectifs personnels dans deux ans.

Une grande partie du bonheur d'un membre de l'équipe peut être liée à la rapidité avec laquelle elle atteint les objectifs professionnels et personnels qu'ils se sont fixés. C'est un bon moment pour atteindre ces objectifs. Demandez-leur de décrire leur monde dans deux ans.

Q6: Objectifs de croissance que vous voudriez atteindre au cours des douze prochains mois et qui vous permettraient d'atteindre vos objectifs de carrière et d'intérêt

Encore une fois, les membres de l’équipe ont généralement une bonne idée des défis qu’ils souhaitent relever. Demandez leur contribution.

La méthodologie "Happy Meter"

Cette section suggère comment déployer le «compteur heureux» au sein de votre groupe. Je recommande un cycle de six ou douze mois. Choisissez ce qui convient le mieux à votre calendrier d'évaluation des performances et / ou de vos plans de bonus. Le calendrier ci-dessous suppose un cycle de six mois:

30 premiers jours:

  • Distribuez la feuille de travail "Happy Meter" à chaque membre de votre équipe
  • Demandez à chaque membre de l'équipe de le remplir, puis de vous le présenter à nouveau.
  • Sur la base de leurs présentations, créez un ensemble d'objectifs individuels et un plan d'action pour chaque membre de l'équipe.
  • Armé de la collection de feuilles de calcul «Happy Meter» remplies, extrayez les thèmes communs. Ensuite, créez des objectifs d'équipe et un plan d'action pour atteindre ces objectifs
  • Présentez les thèmes communs et le plan d'action à l'ensemble de votre équipe

30 jours à 180 jours:

  • Rencontrez régulièrement chaque membre de l'équipe pour examiner vos progrès en ce qui concerne leur feuille de calcul "Compteur heureux", ainsi que leurs progrès par rapport aux objectifs de performance et au plan d'action.
  • Rencontrez régulièrement toute votre équipe pour examiner les objectifs de l'équipe et l'état du plan d'action.

180 jours:

  • Organiser une rétrospective sur la manière d'améliorer la méthodologie la prochaine fois
  • Retournez à l'étape 1 et recommencez!

Chaque étape va maintenant être discutée plus en détail:

Étape 1: Distribuez la feuille de calcul "Happy Meter"

Effectuez les tâches suivantes:

  • Distribuez le Happy Meter lors d'une de vos rencontres en tête-à-tête avec le membre de l'équipe
  • Faire un pacte avec un membre de l'équipe
  • Il prend le temps de bien remplir la feuille de travail
  • Vous vous inscrivez pour que votre valeur en tant que manager soit mesurée en fonction de votre capacité à résoudre les problèmes dans la mesure du possible.
  • Expliquez que tous les commentaires de la feuille de travail resteront confidentiels entre le responsable et le membre de l'équipe
  • Fixez une date et une heure de rencontre et examinez le retour d'informations «Happy Meter» (par exemple, dans deux semaines).

Étape 2: Demandez au membre de l'équipe de remplir la feuille de travail et de vous la présenter

Effectuez les tâches suivantes:

  • Laissez le membre de l’équipe remplir la fiche de travail «Happy Meter» en utilisant le support qui lui convient le mieux. Certains voudront écrire leurs commentaires. Certains voudront verbaliser leurs commentaires. Certains peuvent avoir besoin d'aide pour partager et exprimer leurs points de vue avant de vous le dire. Dans tous les cas, faites votre possible pour capturer les commentaires sous forme écrite sans injecter votre propre point de vue sur les données reçues.
  • Lors de la réunion de présentation, vous:
    • Écoute
    • Clarifier
    • Comprendre les attentes
    • Obtenir une compréhension mutuelle de la difficulté de résolution.
    • Réfléchissez avec le membre de l'équipe sur les solutions possibles

REMARQUE: Certaines frustrations et solutions peuvent être hors de votre contrôle (par exemple, "je ne pense pas que les dirigeants dirigent l'entreprise dans la bonne direction"). Il est correct de rayer certaines des frustrations de la liste comme "non résolus" ou "hors de notre sphère d'influence". Cependant, vous constaterez que beaucoup sont triviaux et seront résolus rapidement.

  • Rangez la feuille de calcul "Happy Meter" où vous pourrez la retrouver. Ce retour est une information en or! Donnez une copie au membre de l'équipe

Étape 3: Créer un ensemble d'objectifs individuels et un plan d'action pour chaque membre de l'équipe

Créez un plan d’action personnalisé pour chaque membre de l’équipe qui:

  • Tirez parti de ce qui fonctionne bien
  • Supprimer ou réduire les frustrations
  • Aborder les objectifs de carrière et d'intérêt pour l'année à venir

J’ai trouvé que c’était une bonne idée d’intégrer autant de ce plan d’action à l’examen du rendement des membres de votre équipe. Trop souvent, je vois dans l’évaluation des performances un résumé des tâches qu’une personne a accomplies au cours de l’année écoulée, puis une liste des tâches qu’elles doivent effectuer au cours de la prochaine année. Cette liste à venir concerne davantage le travail à accomplir que les forces, les défis et les objectifs de carrière du membre de l’équipe. Un meilleur moyen de perfectionner un membre de l’équipe consiste à se concentrer sur le développement des compétences et des objectifs de carrière. construire une série de tâches et de tâches qui «feront le travail», mais aideront également à amener rapidement la personne vers ces objectifs. Par exemple, s’ils sont intéressés par un poste de chef de projet, vous pouvez leur demander au cours de l’année de jouer davantage un rôle de supervision par rapport aux nouveaux employés. Si le travail d'équipe est une compétence nécessaire pour passer au niveau suivant, demandez au membre de l'équipe de démontrer un meilleur travail d'équipe avec ses collègues, etc.

Étape 4: Rassemblez des thèmes communs, puis créez des objectifs d'équipe et un plan d'actions

Effectuez les tâches suivantes:

  • Passez en revue la collection de feuilles de calcul "Happy Meter" et récapitulez les thèmes clés dans un rapport. Vous ne voulez jamais exposer les données écrites dans des feuilles de calcul individuelles "Happy Meter", car elles sont basées sur une conversation confidentielle entre vous et le membre de votre équipe. Cependant, vous pouvez extraire des thèmes communs exprimés par un ou plusieurs membres de l'équipe.
  • Travaillez avec les principaux dirigeants / responsables de votre équipe pour:
    • Valider les informations contenues dans le rapport (c.-à-d. Les points saillants et les frustrations sont-ils correctement consignés dans le rapport?)
    • Créez des objectifs organisationnels pour réduire les frustrations de x%
    • Établissez le plan d’action de l’équipe pour atteindre les objectifs.

Notez que ce résumé des thèmes, objectifs et plan d’action «Compteur heureux» peut se produire à n’importe quel niveau de l’organisation. Un responsable de premier niveau rassemblerait tous les thèmes de son équipe. Un responsable de second niveau demanderait aux responsables de faire leur résumé en premier lieu, puis il / elle rassemblerait tous les "thèmes de thèmes", etc.

Étape 5: Présentez les thèmes, les objectifs et le plan d’action de l’organisation à l’ensemble de votre équipe.

En tant que responsable, c’est une excellente occasion de communiquer avec l’ensemble de votre équipe sur un sujet qui les concerne – eux-mêmes. Utilisez la réunion pour exprimer ce que vous croyez être les points forts et les frustrations de l’équipe. Soyez visible pour comprendre ces points, ainsi que pour montrer que vous avez un plan en place pour traiter les frustrations. Recherchez des commentaires sur votre compréhension des problèmes. Rechercher des commentaires sur le plan d'action. Ajustez les deux en conséquence.

Étape 6: Examiner la feuille de calcul, les objectifs et le plan d’action individuels «Compteur heureux»

De manière routinière, vous devriez:

  • Consultez les feuilles de calcul «Compteur heureux» pour vous assurer que vous êtes sur le point d’effectuer les modifications que vous avez convenues. Espérons que certaines des frustrations ont été supprimées. Peut-être que de nouveaux ont surgi. Affiner le plan d'action "Happy Meter" au besoin
  • Passez en revue les objectifs de performance et le plan d'action que vous avez créés pour le membre de l'équipe. Comment progressent-ils?

Je trouve que chaque mois est une cadence raisonnable pour cet examen.

Étape 7: Examiner les objectifs et le plan d'action de l'équipe

De manière routinière, vous devriez:

  • Présentez les objectifs de l’équipe et l’état du plan d’action à l’ensemble de votre équipe. En tant que manager, il est très difficile de se tenir devant votre organisation quand aucun progrès n'a été accompli! Espérons toutefois que vous et vos chefs d’équipe et vos managers avez pu progresser. Partager ces progrès avec l'organisation pour 1) obtenir la validation que les progrès ont été observés par eux et 2) montrer que vous répondez à leurs besoins, est un atout majeur pour l'équipe. En fonction des commentaires de la présentation, affinez les objectifs de l’équipe et le plan d’action au besoin.

Je trouve que chaque trimestre est une cadence raisonnable pour cette présentation

Étape 8: organiser une rétrospective

Avant de recommencer le cycle, prenez le temps de rencontrer l’ensemble de l’équipe et de faire une rétrospective. Discutez de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et des changements nécessaires avant de mettre en œuvre le cycle la prochaine fois

Étape 9: Répétez

Le "Happy Meter" est un processus d'amélioration continue. Alors rangez les feuilles de travail individuelles, les plans et les présentations des équipes pour référence. Puis recommencez!

Exemples réels de commentaires recueillis

Voici des exemples concrets de commentaires que j'ai recueillis au fil des ans.

Feuilles de travail "Happy Meter"

J'ai toujours été surpris et impressionné par ce que je découvre lorsque les gens répondent aux six questions du «Happy Meter». Voici un exemple typique:

  • "Cela ne devrait pas me déranger, mais c'est vraiment le cas. Pourquoi Joe a-t-il un cube de fenêtre et moi pas?"
  • "J'aimerais vraiment diriger le projet. Peut-être que je pourrais gérer un stagiaire d'été pour vous montrer que je suis capable"
  • "J'aime beaucoup les membres de l'équipe. Nous travaillons très bien ensemble"
  • "Je veux aller à temps partiel pour pouvoir passer plus de temps avec mes enfants"
  • "Je pense avoir contribué à la réussite de certaines initiatives clés, mais mon rôle reste limité à xyz"
  • "Notre groupe n'est pas une équipe, nous ne nous respectons pas, nous n'avons pas de vision commune, etc."
  • "Tous ces frais généraux sont frustrants – je ne parviens pas à accomplir mon vrai travail à ma satisfaction"
  • "Je veux revenir en Europe dans deux ans"

J'ai personnellement aimé le "Pourquoi Joe a-t-il un cube de fenêtre?" commentaire. C'était un problème majeur pour Bob. Cela le dérangeait tous les jours. Nous venions d'emménager dans un espace axé sur la croissance et nous réservions des guichets pour les futurs seniors. Avec le recul, il semblait ridicule de faire la différence entre les besoins d’un excellent employé et ceux d’un futur employé. Nous avons donc donné à Bob un cube de fenêtre ce jour-là et il était heureux comme une palourde. Un gros problème résolu en quelques minutes!

Happy Meter Résumé

Un graphique de la distribution des notes "Happy Meter" posée à la question 1 de la feuille de travail.

1:

2: **********

3: *****************************************

4: *******************************

5: *******************

Si ce n'est pas la première fois, alors je suggère de montrer également la distribution lors du dernier cycle. S'il y a eu un mouvement à la hausse dans les notes moyennes, il s'agit d'excellentes données à montrer à l'équipe.

Qu'est-ce qui fonctionne bien

Un graphique de Pareto typique pourrait ressembler à ceci:

Qualité des personnes: **************************************

Travail stimulant: ******************************

Grande gestion: **********************

Horaires de travail flexibles: ****************

Liberté, Indépendance: *************

Respecté, reconnu: ****

Quelle excellente information obtenir dans votre équipe – ils aiment les personnes avec lesquelles ils travaillent, ils se sentent mis au défi. Regardez la feuille sur le dos pour la gestion! Bon travail!

Les frustrations

Un graphique de Pareto typique pourrait ressembler à ceci:

Pas assez de temps pour bien faire le travail: ************************************

Pas de stabilité dans les personnes ou les processus: ********************

Ordinateurs et réseau cassés: ***********

Je ne sais pas où l'entreprise va: *******

Espace de bureau trop bruyant: ******

Bureau distant avec lequel il est difficile de travailler: ****

Faire la navette trop longtemps: ***

Je ne suis pas sûr d'avoir déjà rencontré une équipe qui estime avoir tout le temps ou toutes les ressources dont elle a besoin. Vous devrez peut-être approfondir ce qui est au cœur de ce problème. Mais "pas de stabilité" et "ordinateurs en panne" sont des projets beaucoup plus faciles à réaliser. Quoi de mieux que d'éliminer de manière significative deux des trois principales frustrations du groupe?

Objectifs de carrière:

Un graphique de Pareto typique pourrait ressembler à ceci:

Pas de changement: *********************************************** ***********

Vouloir une nouvelle fonction: ************

Entrez dans la gestion: *******

Obtenir un diplôme: ****

Aller à temps partiel: **

Ce ne sont pas des informations que je vous suggère de partager avec l’ensemble de l’équipe, car elles ont moins à voir avec l’équipe dans son ensemble. J'utiliserais plutôt ces données au sein de votre personnel pour faire face aux changements imminents. J'ai eu une expérience dans laquelle, après avoir suivi le processus de «compteur heureux», un responsable est entré dans mon bureau et s'est effondré dans le fauteuil. "Toute mon équipe envisage de partir d'ici un an!" Elle était maintenant une excellente manager. C'était juste que son équipe était composée d'individus à forte croissance, qui étaient agressifs pour faire avancer leur carrière. Après le choc initial, c'était formidable d'avoir les informations. Il était bien préférable d’avoir un préavis de 12 mois à ce sujet plutôt que de le traiter de manière réactive. Les gens sont finalement partis, mais le groupe a continué à se reconstruire et à avancer sans perdre de vue.


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